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职场收发电子邮件礼仪要求

来源:鲁西南菜谱   时间: 2019-03-17

  电子邮件已经普遍应用于当代社会,大大小小的事情都需要用上邮件,尤其是在,工作中发收邮件是最平常不过的事情了。发收邮件也是很有讲究的哦,那么职场邮件有哪些呢?下面是学习啦小编为大家整理的职场邮件礼仪,希望能够帮到大家哦!

  职场邮件礼仪

  发送邮件时要注意的礼仪

  1、及时回复email

  收到他人重要邮件后,即可回复;理想回复时间2小时内。当然不是每封邮件都需立即处理,对于一些优先级低的邮件可集中处理。复杂邮件不能及时确切回复时,不要让对方苦苦等待,及时做出相应,哪怕只是确认一下邮件已收到并正在处理请等候。

  2、针对性回复

  当回复问题列表邮件时,应把问题单抄上,并逐一附上答案。进行必要阐述,让对方一次理解;避免反复交流,浪费资源。

  3、回复认真对待

  对方发来一大段邮件时,回复字数不能过少,“是的”、”对的“、“好的”、“收到”、“谢谢”等字眼,非常不礼貌。

  4、不要同一问题盖高楼

  如果RE太多,说明交流不畅,没说清楚。此时应电话沟通后在做判断。

  5、较复杂问题,多个收件人频繁回复发表看法后,应立即对讨论结果小结,删减,突出有用信息。

  6、区分Reply和Reply All

  如果只需一人知道,Reply;如果发信人提出的要求需要有结论,Reply All。

  如果你对发件人提出的问题不清楚或有不同,不要当着所有人的面不停的RE,应于发件人单独沟通南京公立知名癫痫医院,有结果后再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

  7、主动控制邮件往来。

  8、避免将细节性讨论意见发给top Manager,特别是可以预见的top Manager不能深入了解的业务细节。

  邮件主要功能

  1、使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论,以及达成的共识一目了然,并保持跟进直至工作完成。

  2、能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动,并充当了作为每个工作项目档案的功能。

  3、充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受,或其他个性和工作风格上的差异,并以合理的方式解决意见不和以及争端。

  关于邮件拟订、发送原则

  原则:尊重他人时间。

  在职场交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间。表现在电子邮件方面就是:只把有价值的信息最快、最直接地提供给需要的人。

  关于邮箱名字

  如果你不用于职场,不用于商务信函,你的邮箱名字叫小公主、小宝贝、土肥圆、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之类的……随你叫什么都可以!但是用于正式商务交流,就不行。如果没有公司统一的邮箱,自己的QQ、163等免费邮箱不管是发工作文件还是投递简历,我建议将邮箱显示名设置成自己的名字。因为发送正式商务文件,一定不要让收件人猜猜你是谁。

  关于主题

  发送邮件要拟订一个主题,让收件人看标题就明白你要将说什么内容。当然也便于邮件分类保存后的搜索、查阅。主题如此重要,建议:

  1、不要空,也不要空洞。比如,有人投简历时要么空起,要么“简历”二字,这对收件人来讲起不到任何提醒作用;

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  2、要简洁,不要很长一段话才能表示 ,更不要直接把正文写在主题栏里;

  3、要真实反应邮件主题的重要性,不要随便使用紧急标识;

  4、一封邮件一个主题,不要大杂烩;

  5、千万不要出现错别字;

  6、回复邮件太多次时最好修改主题,防止“RE:RE:RE:”这样叠加盖楼。

  关于称呼和问候

  邮件的开头应当称呼和问候收件人,第一是提醒本邮件是面向他/他们的;第二称呼和问候能够体现一个人的修养和。建议:

  1、恰当地称呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往来邮件,有职务一般按职务尊称,如李总、刘经理、王工之类的;如果没有或不知道的,可以称呼先生/女士,搞不清楚性别可以称呼××老师;如果面向多人发邮件,可以称呼各位同事、各位领导。如果是西方邮件,按西方商务函电规矩进行。

  2、邮件的开始结尾一般都有问候,简单来说”你好!“、”您好!“”大家好!“就可以了。结尾一般简单来说用”祝顺利、平安、安好,颂 商祺之类的就可以。

  关于正文

  正文很关键,基本要求是简明扼要、行文通顺。

  1、根据自己与收件人的熟络程度、等级关系,邮件对内还是对外,选择恰当的语气和语言,防止造成误解;

  2、用简单词汇和把要描述的内容叙述清楚、表达清晰,最好不要出现晦涩难懂的语句。

  3、如果具体内容确实很多,正文最好只做摘要介绍,单独写文件作为附件进行详细描述。

  4、如果必要,正文用序号列表,以示清晰明确;合理利用表格、图片辅助阐述更加直观。

  5、一封邮件交待完整信息,不要在发出邮件后又想起事情没交待完再发邮件补昆明市军海脑科医院口碑怎么样?好吗充,标以更正、补充,容易引人反感。

  6、尽量避免错别字或拼写错误。

  7、合理提示重要信息。重要信息要特别提示,但提示切忌没有重点,更不要满篇都是红色、加粗、斜体的提示,恐影响收件人阅读邮件。

  8、选择合适的字体,不要太大,也不要太小。同时邮件中一般不要使用:)之类的笑脸字符。因为在商务邮件特别是对外邮件中,这样的字符显得有些轻佻。

  关于附件

  1.如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件。

  2.附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理。

  3.正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时。

  4.附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件。

  5.如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用。

  6.如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送。

  关于

  每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你,但不要为你的朋友设计这样的工作。

  1.签名信息不宜过多,电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。

  2.不要只用一个签名档,对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。

  3.签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

  
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